Notícies
27.11.2020Els CCiTUB acceleren la digitalització dels processos de gestió en el marc de la COVID
Una de les qüestions principals que la situació creada per la COVID-19 està posant de manifest és la necessitat d'assegurar que les entitats estan preparades per actuar en un entorn digital.
En aquest context, i tenint present la necessitat d’adaptar-se amb agilitat a noves recomanacions de les autoritats sanitàries i, a la vegada, garantir la màxima prestació del servei, els CCiTUB han estat treballant al llarg de l’any en l’acceleració del seu projecte de digitalització dut a terme des de la Unitat de TIC amb la col·laboració de totes les unitats tècniques i de gestió dels Centres.
Entre aquestes mesures, ha posat en marxa un nou procediment online d’alta d’usuaris/es dels Centres que substitueix els formularis en paper que s’estaven usant. El nou formulari permetrà evitar presencialitat en els Centres i mobilitat tant de persones usuàries com de personal administratiu que no sigui estrictament necessari i permetent també realitzar aquests processos administratius a distància a persones especialment vulnerables a la COVID-19. A més a més, permetrà reduir els temps d’espera de les sol·licituds i reduirà també els possibles errors que l’escriptura a mà generava.
El formulari, que està accessible des de l’apartat d’usuaris de la pàgina web dels CCiTUB, facilita el procés d’alta dels usuaris/es unificant diversos formularis en PDF segons tipologia en un sol formulari online que ja te en compte les diferents casuístiques. Per facilitar-ne la internacionalització, els usuaris/es podran triar entre tres idiomes, català, castellà i anglès, i posteriorment a omplir totes les dades rebran per correu electrònic un document que podran signar digitalment i retornar per correu electrònic a la Unitat de Gestió per finalitzar el procés d’alta.
La posada en marxa del formulari ha requerit de la coordinació d’un equip de treball multidisciplinari en el que han col·laborat, conjuntament amb la Unitat d’Informàtica, l’Àrea de Gestió, l’Agència de Qualitat de la Universitat de Barcelona, l’equip de Protecció de Dades de la UB i la Comissió d’Igualtat dels CCiTUB.
En el desenvolupament d’aquest projecte s’han integrat els requisits econòmic-financers que requereix l'aplicació de gestió de l'activitat dels CCiTUB, SGA, i l’aplicació comptable de la Universitat, SAP. També compta amb el vistiplau de la Secretaria General envers la Llei Orgànica de Protecció de Dades i del Servei de Qualitat de la Recerca quant als requisits de Norma ISO. Així mateix, tot el treball ha estat revisat per la Comissió d’Igualtat amb perspectiva de gènere.
ODS
Aquest projecte es suma a la transformació digital de la Universitat de Barcelona i està en línia amb la transició ecològica de l’Agenda 2030 (Objectius de Desenvolupament Sostenible – ODS) ajudant a la reducció de l’impacte ambiental reduint l’ús de paper a l’administració, estalviant recursos i promovent la digitalització i la tramitació online.