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27.11.2020Los CCiTUB aceleran la digitalización de los procesos de gestión en el marco de la COVID
Una de les cuestiones principales que la situación creada por la COVID-19 está poniendo de manifiesto es la necesidad de asegurar que las entidades están preparadas para actuar en un entorno digital.
En este contexto, y teniendo presente la necesidad de adaptarse con agilidad a nuevas recomendaciones de las autoridades sanitarias y, a la vez, garantizar la máxima prestación del servicio, los CCiTUB han estado trabajando a lo largo del año en la aceleración de su proyecto de digitalización llevado a cabo des de la Unidad de TIC con colaboración de todas las unidades técnicas y de gestión de los Centros.
Entre estas medidas, se ha puesto en marcha un nuevo procedimiento online de alta de usuarios/as de los Centros que sustituye los formularios en papel que se estaban usando. El nuevo formulario permitirá evitar presencialidad en los Centros y movilidad tanto de personas usuarias como de personal administrativo que no sea estrictamente necesario y permitiendo también realizar estos procesos administrativos a distancia a personas especialmente vulnerables a la COVID-19. Además, permitirá reducir los tiempos de espera de las solicitudes y reducirá también los posibles errores que la escritura a mano generaba.
El formulario, que está accesible des del apartado de usuarios de la página web de los CCiTUB, facilita el proceso de alta de los usuarios/as unificando diversos formularios en PDF según tipología en un solo formulario online que ya tiene en cuenta las distintas casuísticas. Para facilitar la internacionalización, los usuarios/as podrán elegir entre tres idiomas, catalán, castellano e inglés y, tras rellenar todos los datos recibirán por correo electrónico un documento que podrán firmar digitalmente y devolver por correo electrónico a la Unidad de Gestión para finalizar el proceso de alta.
La puesta en marcha del formulario ha requerido la coordinación de un grupo de trabajo multidisciplinario en el que han colaborado, juntamente con la Unidad de Informática, el Área de Gestión, la Agencia de Calidad de la Universidad de Barcelona, el equipo de Protección de Datos de la UB y la Comisión de Igualdad de los CCiTUB.
En el desarrollo de este proyecto se han integrado los requisitos económico-financieros que requiere la aplicación de gestión de la actividad de los CCiTUB, SGA, y la aplicación contable de la Universidad, SAP. También cuenta con el visto bueno de la Secretaría General respecto a la Ley Orgánica de Protección de Datos y del Servicio de Calidad de la Investigación en cuanto a requisitos de Norma ISO. Así mismo, todo el trabajo ha sido revisado por la Comisión de Igualdad con perspectiva de género.
ODS
Este proyecto se suma a la transformación digital de la Universidad de Barcelona y está en línea con la transición ecológica de la Agenda 2030 (Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS) al ayudar en la reducción del impacto ambiental reduciendo el uso de papel en la administración, ahorrando recursos y promoviendo la digitalización y la tramitación online.